Les évolutions technologiques et le développement du numérique ont bouleversé notre modèle économique et sociétal.

Ce virage induit une réalité : les entreprises et organisations doivent désormais engager et réussir leur transformation numérique pour rester compétitives.
Les leviers de la transformation numérique sont nombreux et portent sur l’activité professionnelle dans son ensemble.
L’intégration du numérique a son intérêt dans chacune des dimensions et services de l’entreprise, en permettant notamment de réduire les coûts, d’optimiser les processus métiers et de gagner en productivité.
La mise en place d’un projet de dématérialisation prend alors tout son sens.

Plus qu’une simple mise en oeuvre fonctionnelle et technique, un projet de dématérialisation s’opère également sur le plan humain et organisationnel car il nécessite l’adhésion et l’implication des collaborateurs. La mise en place d’une méthode de conduite du changement est donc un facteur clé de succès du projet.

Les objectifs d’un projet de dématérialisation ?

La dématérialisation et la gestion électronique de documents (GED) sont les premières étapes pour favoriser et accélérer la transformation numérique des entreprises.
Cette première marche vers le numérique est accessible à toute entreprise et organisation.

La dématerialisation permet la transformation de documents papier au format numérique, facilitant ainsi les échanges électroniques et l’optimisation des processus métiers.
La gestion électronique de documents (GED), quant à elle, est une solution logicielle destinée à stocker, sécuriser les informations de l’entreprise et faciliter le travail collaboratif.

Les projets de dématérialisation peuvent répondre à des problématiques de gestion documentaire diverses :

• Gestion des factures fournisseurs
• Gestion des documents RH
• Gestion des courriers entrants
• Gestion des contrats clients
• Etc

Un projet de dématérialisation implique des évolutions organisationnelles concrètes :

• Réduction voire disparition de la saisie manuelle et des opérations de copie de documents
• Réduction des tâches liées au classement, à la recherche et à la diffusion des documents
• Apparition de nouvelles tâches : numérisation, indexation de documents par vidéocodage, vérification et traitements d’anomalies, analyse et contrôle de cohérence des données

Les bénéfices d’un projet de dématérialisation et de Gestion Electronique de Documents (GED) sont nombreux :

• Faciliter l’organisation de l’information : la centralisation des documents et les différents modes de recherche possibles facilitent la recherche de contenu et apporte plus de réactivité.
• Réduire les coûts : la dématérialisation des documents réduit les coûts de traitement, de stockage et de diffusion. L’optimisation des processus métiers et l’automatisation de certaines tâches manuelles permettent de réaliser des gains de productivité importants et offrent aux collaborateurs la possibilité de se recentrer sur leur coeur de métier.
• Sécuriser : Un document électronique ou papier introuvable entraîne des pertes d’information pour l’entreprise. L’archivage et la traçabilité des documents sécurise l’information.
• Favoriser le partage et la collaboration : les groupes de travail d’une organisation interviennent sur des documents et projets communs. Le travail collaboratif offre des espaces de travail dédiés, pour un partage de l’information simplifié.
• Respecter la conformité légale : Pour répondre à une norme, à un processus qualité ou à une législation, l’entreprise doit assurer sa conformité à des procédures. Le document électronique est conservé dans la durée avec historique complet, la conformité est optimale.

En résumé, un projet de dématérialisation permet la modernisation des échanges et l’automatisation de certaines tâches, induisant ainsi des gains de temps et une réduction de coûts de gestion, offrant aux collaborateurs la capacité à fonctionner en réseau et à gérer des informations en interaction et en temps réel.

Les conditions de la réussite d’un projet de dématérialisation 

La dématérialisation est un projet de transformation numérique qui doit être considéré par l’organisation comme une vraie opportunité.
Il faut toutefois veiller à appliquer une politique de gestion du changement raisonnée : on ne cherche pas à tout révolutionner d’un seul coup au risque de ne pas pouvoir mener à bien le projet et de ne pas obtenir l’adhésion des parties concernées.
Il est préférable de procéder étape par étape en fonction des priorités, de choisir les meilleures options fonctionnelles et techniques.

Le projet doit s’inscrire dans une dynamique d’accompagnement et d’échange : c’est la conduite du changement.
L’objectif de la conduite du changement est de préparer les collaborateurs au changement et de les accompagner tout au long du projet. Ainsi, une stratégie de communication interne sera à prévoir dès le début du projet, pour permettre aux salariés de se projeter dans les futures conditions de travail, comprendre les enjeux pour l’organisation, les bénéfices qu’ils en retireront, et renforcer ainsi leur adhésion et leur contribution. Les intégrer à la réflexion du projet, en tenant compte de leurs remarques et suggestions permettra de mieux appréhender le changement et d’anticiper les éventuelles difficultés. L’implication des managers dans le changement s’avère nécessaire, et il peut être bénéfique d’envisager la mise en place un « réseau de contributeurs », sorte de relais de l’équipe projet dans les services, avec des contributeurs ayant pour rôle de relayer les actions de conduite du changement sur le terrain.

Le projet doit avoir une composante formation forte et s’intégrer dans une démarche de qualification et d’évolution professionnelle des salariés. Il permet d’élargir les responsabilités des salariés et d’augmenter leurs compétences par la maîtrise de nouveaux outils informatiques et de l’évolution de leur poste.
Les formations dispensées devront débuter dès la mise en production du projet et être adaptées à chaque profil d’utilisateur. Il peut d’ailleurs s’avérer nécessaire d’introduire dans les supports de formation un volet portant sur le rappel des règles de gestion ou des processus métiers existants dans l’entreprise, indépendamment du nouvel outil informatique mis à disposition.

La mise en place d’un projet de dématérialisation impose donc une méthodologie rigoureuse et un accompagnement spécifique des équipes concernées. Définir une stratégie claire, avoir une vision précise des objectifs, et mener une politique de conduite du changement en choisissant les bons opérateurs et en tenant compte des « bonnes pratiques » sont les clés pour garantir un contexte favorable à la réussite de votre projet.