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  • Kagil, la gestion de l’information 360° des systèmes de management Qualité

    • Créez, validez et diffusez des informations en toute simplicité
    • Boostez votre productivité

La Qualité à l’heure de la transition numérique

La transformation numérique révolutionne les habitudes, les méthodes et les outils. Elle ouvre de nouvelles perspectives mais elle créé aussi de nouveaux challenges pour la fonction Qualité, acteur clé de la conduite du changement !

La masse d’informations dont nous disposons concernant nos clients, nos partenaires et notre environnement est aujourd’hui gigantesque. Les collaborateurs sont de plus en plus mobiles, les modes de communication et les canaux d’échanges se multiplient, les clients sont « connectés » et attendent de la réactivité. Garder le contrôle sur son système d’information, sa documentation et ses enregistrements est une nécessité.

Vous voulez digitaliser votre Système de Management Qualité pour faciliter les interactions et répondre plus rapidement à vos clients ?

Vous voulez garantir l’accès à la bonne information, au bon moment, à tous vos collaborateurs ?

Vous voulez renforcer la coordination et l’agilité des équipes pour gagner en réactivité ?

Votre ERP ne répond pas à tous vos besoins ?

Kagil, l’allié de votre productivité 360°

Centralisation

Garantir la pertinence de l’information et son accessibilité

Mobilité

Remontée d'information

Simplifier les remontées terrain et les interactions

Collaboratif

Améliorer la coordination des équipes

Automatisation

Réduction administratif

Réduire les traitements administratifs

Simplicité

Faciliter l’adhésion des collaborateurs

Des fonctionnalités étendues

Informations documentées

Non conformités et plan d’action (CAPA)

Espaces de travail collaboratifs

Contrat électronique

Dématérialisation du processus P2P

Informations documentées

Créez, validez et diffusez des informations actualisées en toute simplicité !

• Organisation et plan de classement documentaire personnalisable et automatisé
• Tous formats de fichiers supportés
• Formulaire intuitif de création et de versioning de documents
• Circuit de validation adaptable : pairs, vérificateurs, approbateurs, listes de diffusion
• Système de notification par email des acteurs à chaque nouvelle tâche
• Conversion automatique des versions applicables en PDF et génération dynamique des feuilles d’émargement
• Navigation intuitive et simplicité d’accès à la documentation au travers d’interfaces de recherches thématiques, de la cartographie, de vues personnalisées par statut ou via un référentiel de favoris
• Historisation des modifications et des consultations
• Gestion du cycle de vie des documents avec système d’alertes paramétrables

Kagil est un facilitateur de votre transformation, vous permettant de passer d’un système documentaire à un base de connaissances collective et collaborative.

Non conformités et plan d’action (CAPA)

Facilitez la remontée, l’analyse et le traitement des anomalies

• Formulaire intuitif de déclaration des non-conformités et réclamations clients, accessible par tous les collaborateurs
• Worklfow collaboratif de qualification et d’analyse des causes
• Système de notification par email des acteurs à chaque nouvelle tâche
• Suivi de l’état d’avancement
• Définition et planification des actions correctives et préventives
• Suivi des actions et mesure de l’efficacité
• Saisie des coûts de traitement pour mesure de la non-qualité
• Collecte et archivage dynamique des pièces justificatives
• Création et archivage automatique des enregistrements au format PDF (fiches descriptives du traitement des non-conformités et actions)
• Export des données à la demande pour exploitation statistique

Espaces de travail collaboratifs

Simplifiez le quotidien des équipes projets pour le partage d’informations et l’organisation des échanges

• Création de groupes de travail disposant de leurs espaces d’échanges dédiés : partages de documents, calendriers partagés, espaces de discussion, etc.
• Règles automatiques pour la création dynamique d’arborescences, simples ou complexes, incluant les documentations d’usages (formulaires, procédures, etc.)
• Supporte tous les types de fichiers (formats vidéos, audio, image, etc.)
• Conversion PDF en ligne de documents
• Export automatisé de données depuis des formulaires PDF
• Enrichissement de formulaires PDF à la volée avec les données collectées lors d’un processus de circulation
• Circulation de documents de travail
• Système d’alertes et de notifications emails personnalisables

Contractualisation électronique

Faites gagner du temps à vos départements Juridiques, Achats, RH et Commerciaux avec la signature électronique à valeur probante

Au-delà de vous permettre de faire signer électroniquement vos documents à valeur légale et probante, Kagil vous propose de digitaliser votre activité contractuelle.

• Utilisation de contrat « prêt à signer » ou de « modèles de contrats » personnalisables
• Création illimitée de modèles de contrats en toute simplicité depuis vos applications bureautiques
• Edition et personnalisation de vos contrats en ligne (contenu et annexes)
• Circuit de validation interne avant envoi en signature au(x) destinataire(s)
• Archivage automatique en GED des documents et de leurs dossiers de preuve après signature
• Conformité complète au règlement eIDAS, pour des signatures électroniques exécutoires dans toute l’UE et à travers le monde
• Valeur probante en droit et respect de la réglementation sur la conservation des données
• Assurance protection juridique incluse

Dématérialisation du processus P2P

Boostez votre processus Achats – Fournisseurs et anticipez sereinement la réforme de la Facturation Electronique

Toute l’expertise Yooz intégrée à votre plateforme globale Kagil :
• Le meilleur niveau d’automatisation temps réel du marché grâce aux technologies d’IA, de Deep Learning appliquées et couplées à la puissance du Big Data
• L’expérience utilisateur la plus intuitive et la plus moderne du marché des solutions de traitement de factures
• Le périmètre fonctionnel le plus étendu, de l’expression de besoin au paiement de la facture

Réduisez vos coûts de gestion de 80% et divisez par 5 à 20 vos délais de traitement grâce :
• A la création simplifiée des demandes d’achats, avec suivi budgétaire, génération automatique des bons de commandes et suivi des réceptions
• À la capture omnicanal de 100% des flux entrants (factures, avoir, commandes, bons de livraison, etc.) : e-mail, drag & drop, collecteurs, mobile, scans des factures papiers, sFTP, sous de multiples formats, PDF, Factur-X, UBL, CII, EDIFACT…
• A l’enregistrement automatique temps réel des factures grâce à la reconnaissance automatique des données et aux mécanismes d’imputations dynamiques, sans aucun paramétrage préalable
• Aux exports automatiques vers plus de 250 ERP et outils comptables (écritures comptables, BAP, données de paiement SEPA…)
• Aux workflows intelligents totalement personnalisables pour la validation des achats, factures et paiements, avec messagerie intégrée pour le partage interne – externe d’informations

Cloud, intéropérabilité et sécurité

Garantissez la sécurité de vos données, sans alourdir vos procédures IT et en alimentant votre démarche RSE

Kagil est une solution disponible en mode Cloud, accessible 24/7
• Ne nécessitant aucune installation sur les postes de travail des collaborateurs,
• Avec authentification sécurisée, via des identifiants locaux ou via une authentification déléguée (protocole SAMLV2)
• Permettant une gestion très fine des accès et habilitations (contribution, lecture, gestion…)
• Avec une console d’administration centralisée
• Interopérable avec vos autres applicatifs logiciels et solutions de BI (APIs REST)

L’hébergement est opéré par GCP dans des data center de la zone UE, garantissant
• Un impact environnemental minimisé : certification ISO 50001, 100% d’énergie renouvelable, 78% de déchets valorisés, 2 fois plus économe qu’un centre de données d’entreprise standard
• Le respect des normes communautaires en termes de gestion et de protection des données : certifications ISO/IEC 27001 (Gestion de la sécurité de l’information), ISO/IEC 27017 (Sécurité dans le cloud), ISO/IEC 27018 (Protection des informations personnelles dans le cloud), ISO/IEC 27701 (Protection des informations personnelles)