La dématérialisation des factures fournisseurs
Tout ce qu’il faut savoir à propos de la dématérialisation des factures fournisseurs et la dématérialisation du processus Purchase-to-Pay !
La transformation numérique pousse aujourd’hui de plus en plus d’entreprises à s’intéresser à la dématérialisation des factures fournisseurs.
Pourquoi cela concerne-t-il particulièrement les factures fournisseurs ?
Parce que les factures fournisseurs représentent :
- 85% des factures reçues au format papier
- Un processus chronophage
- Un ensemble de tâches à faible valeur ajoutée
- De nombreuses sources d’erreurs
- Des lenteurs dans le circuit de validation
- Des coûts de traitement importants
Quel intérêt pour les entreprises à la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs permet de :
- Supprimer la saisie en début de chaîne (RAD / LAD)
- Centraliser l’ensemble des factures reçues, quel qu’en soit le format
- Mettre en place un processus de traitement unique
- Mettre en place un workflow de validation
- Automatiser l’archivage
Lorsque l’entreprise est décidée à franchir le pas et à opter pour la dématérialisation de ses factures, elle doit se familiariser avec les sigles qui se réfèrent aux différentes technologies existantes et complémentaires : GED, LAD-RAD, OCR.
- La solution GED (Gestion Electronique de Documents) La GED fait référence au système de gestion des documents dématérialisés dans son ensemble, allant de l’acquisition à l’archivage des documents.
La GED intègre les factures dématérialisées à un système de gestion intégré aux process de l’entreprise, allant de la réception à la mise en paiement et à l’archivage.
La gestion électronique de documents englobe ainsi :
- l’acquisition ;
- le traitement ;
- le stockage ;
- la diffusion des factures, notamment au travers de circuits de validation.
Elle peut aboutir à l’intégration de données-clés dans certains systèmes métiers (ERP, logiciels comptables).
- La solution de LAD-RAD, ou Lecture Automatique de Documents et Reconnaissance Automatique de Documents.
La Lecture Automatique de Documents fait référence à une technologie de scan amélioré utilisant la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), qui permet de reconnaître des types de documents, de lire les données présentes dans un document et de les extraire.
La LAD-RAD présente un avantage considérable, lorsqu’il y a un grand volume de documents à traiter. Elle permet d’extraire automatiquement des métadonnées (par exemple, le « Montant HT » d’une facture), d’utiliser ces informations pour indexer automatiquement un document à archiver dans la GED et de constituer des fichiers d’export destinés à renseigner les applicatitfs métiers ; évitant ainsi la saisie manuelle et les erreurs que cela implique.
- L’OCR, la Reconnaissance Optique des Caractères L’OCR (Optical Character Recognition)
L’OCR désigne le processus logiciel qui permet de reconnaître des caractères imprimés sur un document scanné, par exemple une facture PDF. Elle est au coeur de la LAD-RAD.
La technologie OCR permet également de transformer un document PDF image en PDF texte.
Les données présentes sur un PDF texte sont disponibles au format texte, ce qui permet de faciliter la recherche d’un document. En effet, une solution de GED telle que Xerox DocuShare propose une fonction de recherche dite plein texte, basée sur une recherche textuelle.
Il s’agit d’une des techniques de recherche les plus utilisées, permettant la récupération de tous les documents contenant les termes de recherche indiqués par l’utilisateur.
Parce la facture fournisseur est LE document à dématérialiser par excellence, e-Cervo propose une suite logicielle complète prévue à cet effet : e-Cervo for Invoices.
